Specialist* Export & Order Processing Repairs

Die TOPTICA Photonics SE ist ein international führender, mittelständischer Hightech-Hersteller von Lasersystemen für Wissenschaft, Biotechnologie und Messtechnik mit weltweit über 600 Mitarbeitenden. Hohe Motivation und Eigenverantwortung im Dienste der Kund*innen prägen die Firmenphilosophie des privat geführten "Hidden Champion", welche von den Mitarbeitenden mit großem Engagement gemeinsam gelebt wird. Zu den Kund*innen zählen namhafte Industrieunternehmen genauso wie zahlreiche Nobelpreisträger*innen.

Specialist* Export & Order Processing Repairs

Unser Repairs-Team der Global Service Abteilung ist eine zentrale Schnittstelle für alle Serviceprozesse. Es steuert Import, Export, Versand sowie die gesamte Auftragsabwicklung im Rahmen von Servicefällen und behält dabei stets den Überblick über den RMA-Status. Als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen sorgt es für reibungslose Abläufe und trägt maßgeblich dazu bei, dass Servicefälle effizient, termingerecht und mit hoher Kundenzufriedenheit abgeschlossen werden.

Was erwartet Sie als Specialist* Export & Order Processing bei uns?

• Bearbeitung und Pflege von Serviceaufträgen in unserem ERP-System (Microsoft Dynamics NAV) sowie Vorbereitung der weiteren Auftragsabwicklung
• Organisation des weltweiten Versands, inkl. Erstellung der Versanddokumente sowie Kommunikation mit Kurierdiensten und Speditionen
• Abwicklung der Einfuhrverzollung von Rückwaren sowie Erstellung von Ausfuhranmeldungen unter Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit unseren Servicetechnikern, internen Schnittstellen wie Einkauf und Lager sowie externen Lieferanten zur Sicherstellung einer serviceorientierten Auftragsbearbeitung
• Koordination und Überwachung der Reparaturabläufe in enger Abstimmung mit der Auftragsvorbereitung und der Produktion
• Kommunikation mit Kunden über unser Ticketsystem bezüglich RMA-Status, Lieferterminen und Versand
• Unterstützung bei der Organisation interner Schulungsveranstaltungen

Must haves - Das bringen Sie unbedingt mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung wie Außenhandels-, Speditions- oder Industriekaufmann/-frau oder ein Studium

• Berufserfahrung in der Abwickung von Importen und Exporten

• gute Kenntnisse im Bereich Zoll / Verzollung von Waren

• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen

• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Belastbarkeit in Stoßphasen mit hohem Auftragsvolumen und eine sorgfältige Arbeitsweise

• Echte Teamplayer-Qualitäten

Nice to haves - Es wäre super, wenn Sie Folgendes mitbringen:

• Berufserfahrung in einem Technologieunternehmen

• Praxis im Kundenservice sowie Freude am Umgang mit Kunden

• Erfahrung mit Ticketsystemen

• Weitere Fremdsprachenkenntnisse

• Organisationstalent

Schön, wenn Sie folgende Begriffe schon mal gehört haben:

• Proformarechnung

• Incoterms

• Ausfuhrbegleitdokument, Ausgangsvermerk

• Dual-Use-Waren
• RMA Return Material Authorization

• OEM Original Equipment Manufacturer

Das bieten wir Ihnen:

• eine lebendige Gemeinschaft mit Austausch auf Augenhöhe, gemeinsamem Lachen, unter anderem beim Tischtennis, Billard oder einfach bei einem Espresso – Siebträger ;) – in unserem „Kulinarium“ und epischen Unternehmungen (Sommerfest, Betriebsausflug, Lunch-Lotterie, Weihnachtsfeier)
• eine authentische Duz-Kultur und kurze Entscheidungswege
• eine individuelle Einarbeitung neuer TOPTICAner*innen begleitet durch eine*n persönliche*n Patin/Paten
• maßgeschneiderte Weiterbildung – vielfältige Lernmöglichkeiten für jeden Bedarf
• Unterstützung in allen Lebenslagen: Employee Assistance Program für Mitarbeitende und Angehörige
• Energie für Zwischendurch in Form kostenfreier Softgetränke, Kaffee/Tee, frischem Obst und Eis
• großzügige Urlaubstage: 30 + zusätzlich besondere Feiertage (z.B. Heiligabend, Silvester)
• finanzielle Extras wie Weihnachtsgeld, Mitarbeiterbonus, betriebliche Altersvorsorge
• stolze Auszeichnungen als „Bayern's Best 50“ und „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“

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